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もう必要ないからって捨ててない?書類保管の重要性!

もう必要ないからって捨ててない?書類保管の重要性!

はじめまして。BTM管理部門“御峰の方”こと、みねこです。
BTM入社半年、主に労務を任せて頂き日々奮闘中です!!

さて、今回は書類保管の重要性について少し書いてみようかと。
みなさん、業務でもプライベートでも
「あれ??○○の契約書どこにしまったかな」とか
「振込用紙なくしちゃった!!」なんて経験、
よくありませんか??
私はありません!!と言いたいところですが…

会社によって書類の保管方法や保管期間って様々ですよね。
とりあえず、もう必要ないから捨ててしまおうなんて
何も考えずに、処分しているあなた!!だめです!!
ご存知ですか??
企業間で交わした契約書や各省庁へ提出した書類控えなど
書類には「法律で保存が義務づけられている書類」があるのです。

法律で保存が義務づけられている
書類って?

例えば、社員の個人情報に関する労働者名簿や賃金が記載されている書類は
在職中や退職に関わらず3年、従業員の身元保証書は5年、
そして永久保管しなければならない書類もあります。

そして、新規契約をする時や新規申込みをする際、
過去○年分の書類を提出してくださいと言われることもあります。
ついこの数ヶ月前、とある申請をしたいのに
控え書類が見つからなく探すのに時間を費やし、
とーっても大変…なんて経験をし
書類保管の重要性を改めて実感。

企業の運営側だからこその体験かもしれませんが、
今まで以上に管理・保管をしっかりとしなければいけないなと
再認識させられましたね~

まとめ

会社だけでなく、プライベートでも書類保管は重要です。
引越しをする際や保険に加入する際に
昨年度の○○を提出してください、などありますからね。

だ・か・ら、
会社から配布される書類や通知書、
配布されてすぐに捨てないでくださいね。

最近は電子データのみでのやり取りも多く発生してきました。
それらの保管方法についても、
今後しっかりと考えていかなければならない課題だと思うこの頃です。

書類保管、意外と重要なこと、少しでもわかって頂けたら嬉しいです!!
次回はBTMで同じく管理部門の強化に心血を注いでいる
“御沼の方”に交代したいと思います。
予定タイトルは「会社の経理について」です。
乞うご期待!!

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